Sınıf Değişikliği Nasıl Yapılır? Okullar İçin Evrak ve Uygulama Rehberi Yayında

Okulda bir veli, çocuğunun sınıfının değiştirilmesini yazılı olarak istediğinde idarecilerin ve rehber öğretmenlerin ilk sorusu çoğu zaman aynıdır: şube değişikliği nasıl yapılır, hangi belgeler tutulur, e-Okul’da hangi adımlar izlenir? Yönetmelikte karar yolu açıkça yazılıdır; ancak uygulamada hangi evrakın hangi sırayla hazırlanacağı, geçici sınıf uygulamasının nasıl yürütüleceği ve sürecin nasıl kayıt altına alınacağı okuldan okula değişiyor. Network olarak bu boşluğu kapatmak için Okullarda Şube Değişikliği Evrak ve Uygulama Rehberi‘ni hazırladık.

Paket; mevzuat özetini, gün gün süreç takvimini, e-Okul işlem adımlarını ve doldurulmuş örnekleriyle birlikte boş şablonlarıyla 18 belgeyi tek dosyada toplar. İçinde okul, öğrenci veya kişi bilgisi yoktur; her okul kendi bilgileriyle doldurup kullanabilir.

Şube değişikliğinin mevzuattaki dayanağı nedir?

İlkokul ve ortaokullarda şube değişikliği, Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği‘nin 11. maddesinde düzenlenmiştir. Maddenin çerçevesi şöyledir:

• Velinin yazılı talebi aranır. Sözlü başvuru yeterli değildir; veli gerekçesini dilekçesinde kendi ifadesiyle yazar.
• Okul rehberlik servisi gerekçeli görüş raporu hazırlar. Okul yönetimi bu raporu alarak karar verir.
• Şube değişikliği, aynı ders yılı içinde bir defaya mahsus yapılabilir.

Yönetmelikte yapılan 28 Temmuz 2026 tarihli ve 33323 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan değişiklik metninde de şube değişikliğine ilişkin bu çerçeve yer almaktadır. Aynı değişiklik, ortaokula kaydı yapılan öğrencilerin şubelerinin kura yoluyla belirlenmesini ve ilkokul 1. sınıfa yeni başlayan öğrenciler için okula uyum programını da düzenlemektedir. Hükümlerin güncel metnini her zaman mevzuat.gov.tr adresinden kontrol edin.

Burada önemli bir ayrım var: karar yetkisi okul yönetimindedir. Rehberlik servisinin gerekçeli raporu karara dayanak olur, ama veli talebi tek başına şube değişikliği için yeterli değildir. Dilekçeyi alan idare, süreci başlatır; sonucu ise rapor ve müdür kararı belirler.

Şube değişikliği süreci adım adım nasıl işler?

1. Veli dilekçesi: Veli yazılı talebini verir. Dilekçe kayda alınır, tarih ve sayı verilir.
2. Rehberlik servisine yönlendirme: İdare dilekçeyi rehberlik servisine iletir.
3. Gözlem ve görüşme: Rehber öğretmen öğrenciyi gözlemler; sınıf öğretmeni ve veli ile görüşür. Öğrencinin ne zaman, nerede, kimin yanında zorlandığı tarihli olarak kaydedilir.
4. Sınıf öğretmeni görüşü: Öğrencinin sınıftaki durumu yazılı olarak bildirilir.
5. Gerekçeli görüş raporu: Rehber öğretmen raporu hazırlar ve imzalar.
6. Müdür kararı: Okul müdürü belgeleri kontrol eder, kararı verir.
7. e-Okul işlemi ve bildirim: Karar uygunsa işlem e-Okul’da yapılır; sonuç veliye yazılı olarak, teslim imzası alınarak bildirilir.

Bu sıranın her adımında bir belge üretilir. Rehberin amacı, ilgili belgeyi önceden hazır hâle getirmek ve hiçbir adımın kayıtsız kalmamasını sağlamaktır.

Okula uyum güçlüğü yaşayan öğrenci için okul ne yapar?

Şube değişikliği talebinin arkasında çoğu zaman bir okula uyum güçlüğü bulunur. Bu durumda okulun yaptığı iş tanı koymak değil, gözlemlemek, destek vermek ve yönlendirmektir.

• Gözlem ve görüşme: Kayıtlar tarihli ve olgusal tutulur.
• Sınıf içi destek: Karşılama, kaynaştırma etkinliği, kademeli ayrılma gibi uygulamalar denenir ve sonuçları yazılır.
• Veli ile iş birliği: Veli düzenli bilgilendirilir.
• Sağlık kuruluşuna yönlendirme: Gerekli görülürse veliden önce çocuk doktoruna, uygun görülürse ardından çocuk psikiyatrisine başvurması yazılı olarak istenir; veli teslim imzası verir.

Öğrencinin öğretmene ilişkin söyledikleri, velinin aktardığı beyan olarak yazılır; yoruma yer verilmez ve veli ile öğretmen arasında taraf tutulmaz. Dilekçe, rapor ve ekler kişisel veridir; öğrenci dosyasında saklanır ve yetkisiz kişilerle paylaşılmaz.

Geçici sınıf (deneme) uygulaması yapılabilir mi?

Bazı okullar, kararı vermeden önce öğrenciyi belirli bir süre başka bir sınıfta bulundurmayı dener. Öğrencinin kayıtlı olduğu şubede kalıp bir süre farklı sınıfa devam etmesi, mevzuatta açıkça düzenlenmiş bir işlem değildir. Bu nedenle rehberimiz şu çekinceleri baştan koyar:

• Uygulama için okul müdürünün yazılı onayı ve velinin yazılı muvafakati gerekir.
• Süre, hedef ve değerlendirme ölçütleri önceden yazılır.
• Öğrenci kayıtlı şubesinde kalır; e-Okul’da şube değişmez.
• Deneme boyunca günlük gözlem tutulur.
• Çekince bırakmamak için ilçe millî eğitim müdürlüğünün görüşü alınır; pakette bunun için yazı taslağı da vardır.

e-Okul’da şube değişikliği nasıl yapılır?

Karar olumluysa işlem müdür yardımcısı tarafından e-Okul’da yapılır. Rehberde izlenen yol şöyledir: e-Okul > İlkokul-Ortaokul Kurum İşlemleri > Kayıt İşlemleri altındaki şube değiştirme onayı menüsüne girilir, öğrenci seçilir, yeni şube belirlenir ve kaydedilir. İşlemden sonra öğrencinin yeni şubede göründüğü, sınıf listelerinin ve devamsızlık kayıtlarının doğru olduğu kontrol edilir.

Menü adları, işlem günü ve rapor teslim süresi öğretim yılına göre değişebilir. Bu noktalarda kesin süre vermiyoruz; uygulamadan önce güncel MEB yönergesine ve e-Okul ekranına bakmanızı öneriyoruz.

Karar olumsuz çıkarsa e-Okul’da işlem yapılmaz. Geçici uygulama sona erer, öğrenci kayıtlı şubesine döner; dönüş günü ve ilk günlerin desteği planlanır, veliye gerekçeli bildirim teslim imzasıyla verilir ve rehberlik desteği sürer.

Paketin içinde neler var?

Rehber üç klasörden ve bir kullanım rehberinden oluşur. Belgelerin her biri hem örnek doldurulmuş hem boş şablon olarak Word formatında yer alır; düzenleyip yazdırabilirsiniz.

1 – Rehberler

• Mevzuat ve Uygulama Rehberi: Dayanak, süreç, roller ve dikkat noktaları.
• e-Okul İşlem Rehberi: Olumlu ve olumsuz sonuçta izlenecek adımlar ve belge kontrol listesi.
• Süreç Takvimi: Gün gün iş listesi; kutular işaretlenebilir, tarihler doldurulabilir.

2 – Veli belgeleri

• Veli dilekçesi ve veli muvafakat belgesi
• Veliye sağlık kuruluşuna başvuru yazısı
• Veliye sonuç bildirimi: şube değişikliği uygun / mevcut şubede devam

3 – Okul belgeleri

• Geçici sınıf uygulaması müdür oluru ve öğretmenleri bilgilendirme tutanağı
• Sınıf öğretmeni ve önceki dönem öğretmeni görüş formları
• Rehberlik çalışmaları özet tutanağı ve rehber öğretmen günlük gözlem formu
• Sağlık kuruluşu ve pedagog takip çizelgesi
• Rehberlik servisi gerekçeli görüş raporu
• Şube değişikliği işlem ve onay tutanağı
• İlçe millî eğitim müdürlüğü yazı taslağı

Paketi kimler kullanabilir?

Okul müdürleri ve müdür yardımcıları süreç takvimiyle işi planlayabilir, müdür olurunu, işlem tutanağını ve ilçe yazısını hazır biçimde kullanabilir. Rehber öğretmenler ve psikolojik danışmanlar gözlem formunu, özet tutanağı ve gerekçeli görüş raporunu örnek metinlerle yazabilir. Sınıf öğretmenleri görüş formlarını doldurabilir. Veliler için hazırlanan dilekçe ve muvafakat belgeleri okulda velinin eline verilebilir.

Network’te ilgili araçlar ve dosyalar

Şube değişikliği süreci tek bir belgeyle bitmez; rehberlik kayıtları, öğrenci takibi ve tutanaklar da sürece eşlik eder. Network’te bu işlerde işinize yarayacak araçlar şunlardır:

• Rehberlik Merkezi: Rehber öğretmenler için form, pano, sunu ve araçlar tek sayfada.
• Sınıf Rehberlik Planı: Sınıf rehberlik çalışmalarını planlama ve kayıt.
• Öğrenci Takip: Öğrenci gözlemlerini düzenli biçimde tutmak için.
• Süreç Değerlendirme: Sınıf ve öğrenci düzeyinde izleme.
• Kurul ve Komisyon Tutanakları: Psikososyal Koruma Ekibi ve Rehberlik Yürütme Komisyonu tutanakları.
• Sınıf Öğretmeni Merkezi: 1–4. sınıf öğretmenleri için araçlar.
• Yönetici Merkezi: Okul yöneticileri için evrak ve araçlar.
• Dosya Merkezi: Şube Değişikliği Evrak ve Uygulama Rehberi, “Özel Set ve Paketler” bölümünde yer alır.

Sık sorulan sorular

Şube değişikliği için veli dilekçesi şart mı?

Evet. Yönetmeliğe göre şube değişikliği velinin yazılı talebi üzerine yapılır. Sözlü talep tek başına işlem başlatmak için yeterli değildir.

Şube değişikliği yılda kaç kez yapılabilir?

İlkokulda ve ortaokulda şube değişikliği, aynı ders yılı içinde bir defaya mahsus yapılabilir. Bu nedenle velinin bu konuda bilgilendirilmesi yararlı olur.

Rehberlik servisinin raporu olmadan şube değişikliği yapılabilir mi?

Hayır. Okul yönetimi, rehberlik servisinin hazırladığı gerekçeli görüş raporunu alarak karar verir. Rapor karara dayanak olur; karar yetkisi ise okul yönetimindedir.

Okul, öğrenciye tanı koyabilir mi?

Hayır. Okul gözlem yapar, rehberlik desteği verir ve gerekirse veliyi sağlık kuruluşuna yönlendirir. Tanı koymak sağlık kuruluşlarının işidir.

Geçici sınıf uygulaması için ilçe millî eğitim müdürlüğünden görüş almak zorunlu mu?

Geçici sınıf uygulaması mevzuatta açıkça düzenlenmiş bir işlem olmadığı için çekince bırakmamak adına ilçe millî eğitim müdürlüğünün görüşünün alınmasını öneriyoruz. Paketteki yazı taslağı bu amaçla hazırlanmıştır.

Önemli not

Bu paket hukuki ya da klinik görüş yerine geçmez. Mevzuat, e-Okul menüleri ve süreler her öğretim yılı değişebilir; uygulamadan önce güncel metinleri ve ilçe millî eğitim müdürlüğünüzün görüşünü kontrol edin.

Okullarda Şube Değişikliği Evrak ve Uygulama Rehberi, Network Dosya Merkezi’nde yayında.