Müdür yardımcılarının işi ders programıyla bitmiyor: Eksik bir takip dosyası bütün süreci aksatabilir.

Öğrenci işleri, personel takibi, nöbetler, kurullar, sınavlar, devamsızlıklar, resmî yazışmalar, tutanaklar… Liselerde müdür yardımcılarının yürüttüğü işlemlerin sayısı düşünüldüğünde asıl sorun çoğu zaman işi yapmak değil, bütün bu süreçleri düzenli ve izlenebilir şekilde yönetebilmek oluyor.

Okullarda müdür yardımcılığı dışarıdan bakıldığında çoğu zaman ders programı hazırlamak, öğrenci işlemleriyle ilgilenmek veya öğretmenlerin günlük ihtiyaçlarını karşılamakla sınırlı bir görev gibi görülebiliyor.

Ancak uygulamada durum çok daha kapsamlı.

Millî Eğitim Bakanlığının mevzuatı ve kurumsal yayınlarında okul yönetiminin; öğrenci işleri, eğitim ve öğretim faaliyetleri, personel yönetimi, yazışmalar, mali işlemler, nöbet hizmetleri, sosyal etkinlikler, güvenlik ve okulun günlük işleyişine ilişkin çok sayıda süreci kapsadığı görülüyor.

Bu nedenle özellikle öğrenci ve personel sayısının yüksek olduğu liselerde küçük bir takip eksikliği bile ilerleyen günlerde ciddi bir iş yüküne dönüşebiliyor.

Asıl problem iş çokluğu değil, dağınık takip

Bir müdür yardımcısının gün içerisinde aynı anda farklı alanlarla ilgilenmesi gerekebiliyor.

Bir tarafta devamsızlık işlemleri yürütülürken diğer tarafta bir kurul toplantısının hazırlığı yapılabiliyor. Aynı gün içerisinde öğretmen nöbetleri, izin işlemleri, öğrenci dilekçeleri, sınav uygulamaları veya resmî yazışmalarla ilgili başka işlemler de gündeme gelebiliyor.

Bu noktada en önemli ihtiyaçlardan biri düzenli bir yönetim ve takip sistemi oluşturmak.

Çünkü bazı işlemler yalnızca yapıldığı anda değil, daha sonra tekrar kontrol edilmesi gerektiğinde de önem taşıyor.

“Bu işlem yapılmış mıydı?”

“Veliye bilgi verilmiş miydi?”

“Toplantı kararı nerede?”

“Öğretmenin dilekçesi hangi dosyada?”

“Bu öğrenciyle ilgili daha önce tutanak tutulmuş muydu?”

“Kurul kararı uygulanmış mıydı?”

“Teslim edilmesi gereken belge kimde kaldı?”

Okul yönetiminde zaman kaybettiren konuların önemli bir bölümü tam da bu sorular ortaya çıktığında başlıyor.

Müdür yardımcısının takip etmek zorunda kaldığı alanlar oldukça geniş

Bir lisede yönetim süreci yalnızca öğrenci kayıtlarından ibaret değil.

Okulun türüne ve yöneticiler arasındaki görev dağılımına göre müdür yardımcılarının karşısına;

öğrenci devam-devamsızlık işlemleri,

öğrenci davranışları ve disiplin süreçleri,

sınav uygulamaları,

öğretmen ve öğrenci nöbetleri,

personel izin ve devam takibi,

kurul ve komisyon çalışmaları,

veli görüşmeleri,

resmî yazışmalar,

sosyal etkinlikler,

belge ve tutanaklar,

ölçme-değerlendirme süreçleri,

rehberlik çalışmaları,

ders programları,

eğitim öğretim faaliyetlerinin takibi

gibi çok farklı çalışma alanları çıkabiliyor.

Liste okulun özelliklerine göre daha da genişleyebiliyor.

En riskli yöntem: “Gerektiğinde hazırlarız”

Okul yönetiminde bazı belgeler günlük olarak kullanılmadığı için ikinci plana atılabiliyor.

Ancak ilgili işlem ortaya çıktığında belgenin sıfırdan hazırlanması gerekiyor.

Bu da özellikle yoğun dönemlerde yöneticinin zaman kaybetmesine neden oluyor.

Daha sağlıklı yöntem ise yıl boyunca ihtiyaç duyulabilecek temel yönetim belgelerinin önceden hazırlanması ve gerektiğinde yalnızca okulun bilgilerine göre uyarlanması.

Böylece yönetici;

belge tasarlamak yerine süreci yönetmeye,

eski dosyalarda örnek aramak yerine işlemi tamamlamaya,

her işlem için yeniden tablo oluşturmaya çalışmak yerine hazır takip sistemini kullanmaya

odaklanabiliyor.

İyi bir müdür yardımcısı arşivinde ne bulunmalı?

Burada amaç yüzlerce dosyayı bilgisayarda saklamak değil.

Asıl amaç, ihtiyaç ortaya çıktığında kullanılabilecek doğru belgenin doğru klasörde bulunması.

İyi yapılandırılmış bir yönetim arşivinde en azından;

öğrenci işleri,

personel işlemleri,

devam-devamsızlık,

nöbet,

kurul ve komisyonlar,

sınav süreçleri,

disiplin ve öğrenci davranışları,

veli görüşmeleri,

dilekçe ve tutanaklar,

resmî yazışmalar,

sosyal etkinlikler,

rehberlik,

planlama ve takip,

yıl sonu işlemleri

gibi temel alanların birbirinden ayrılması büyük kolaylık sağlıyor.

Bir başka önemli konu: Belgenin sadece bulunması yetmiyor

İnternetten indirilen her formun doğrudan kullanılabilir olduğu düşünülmemeli.

Eski mevzuata göre hazırlanmış belgeler, başka okul türleri için oluşturulmuş örnekler veya gerekli alanları içermeyen tablolar yöneticinin işini kolaylaştırmak yerine yeni sorunlar oluşturabilir.

Bu nedenle kullanılacak belgelerde;

güncellik,

okul türüne uygunluk,

doldurulabilir alanların yeterliliği,

imza bölümleri,

tarih ve açıklama alanları,

takip edilebilirlik

gibi ayrıntılar da önem taşıyor.

---

Network Dosya Önerisi

Bu ihtiyaca yönelik olarak Öğretmenler Odası Network Lise Müdür Yardımcısı FULL Yönetim Seti hazırlandı.

Paket, lise müdür yardımcılarının yıl boyunca karşılaşabileceği yönetim süreçlerini tek tek ele alan klasörlü bir arşiv mantığıyla oluşturuldu.

Amaç yalnızca boş form sunmak değil;

bir müdür yardımcısının okulda ihtiyaç duyabileceği belgeleri düzenli, erişilebilir ve kullanılabilir bir yönetim sistemi içerisinde bir araya getirmek.

Pakette farklı yönetim alanları için hazırlanmış;

takip çizelgeleri,

kontrol listeleri,

tutanaklar,

formlar,

kurul ve komisyon belgeleri,

öğrenci ve personel takip dokümanları,

planlama belgeleri

ve yönetim sürecinde kullanılabilecek diğer dokümanlar yer alıyor.

Belgeler tek klasöre rastgele yerleştirilmek yerine konularına göre oluşturulan ana ve alt klasörlerde düzenleniyor.

Böylece ihtiyaç duyulan belgeye mümkün olduğunca hızlı ulaşılması hedefleniyor.

Network üyeleri nasıl ulaşabilir?

Öğretmenler Odası Network içerisinde yer alan Dosya Merkezi üzerinden okul yönetimi, öğretmenlik, zümre çalışmaları, DYK, sosyal etkinlikler ve farklı eğitim süreçlerine yönelik hazırlanan özgün dosyalara erişebilirsiniz.

Lise Müdür Yardımcısı FULL Yönetim Seti de yönetici dosyalarımız arasında yer alıyor.

Yeni hazırlanan belgeler ve güncellemeler de Network üzerinden paylaşılmaya devam edecek.

Lise Müdür Yardımcısı FULL Yönetim Seti de yönetici dosyalarımız arasında yer alıyor.

Paketi Network üyeliğinden bağımsız olarak tek seferlik satın almak isteyenler ise Shopier üzerinden doğrudan satın alabilir:

Lise Müdür Yardımcısı FULL Yönetim Seti – Shopier
https://www.shopier.com/ogretmenlerodasinetwork/50933954

Satın alma sonrasında paket bağlantısı üzerinden Google hesabınızla erişim talebi oluşturabilirsiniz. Erişim talepleri kontrol edilerek onaylanır.

Yeni hazırlanan belgeler ve güncellemeler de Öğretmenler Odası Network üzerinden paylaşılmaya devam edecek.

Öğretmenler Odası Network
ogretmenlerodasinetwork.com

Instagram: @ogretmenler.odasi_