Okul Yönetimi Dosyaları: Doğrudan Temin, Kayıt, Gezi İzni, Servis Denetimi ve BİLSEM Eklendi

Öğretmenler Odası Network olarak okul müdürleri ve müdür yardımcıları için hazırladığımız okul yönetimi dosyalarına yedi yeni başlık ekledik: doğrudan temin ve fatura takibi, ek ders yıllık takibi, kayıt ve nakil, gezi-etkinlik-spor izinleri, servis araçları denetimi, maaş-terfi-özlük işlemleri ve BİLSEM tanılama süreci. Bu okul yönetimi dosyaları Word ve Excel formatında, düzenlenebilir ve yazdırmaya hazır. Hiçbirinde gerçek kişi, okul veya kimlik bilgisi yok; yalnızca “Ad Soyad” gibi yer tutucular var. Bu haberde her başlıkta neler bulacağınızı ve hangi işinizde işinize yarayacağını özetliyoruz.

Önemli: Dosyalar Dosya Merkezi’nde, İdareci Dosyaları altında ilgili klasörlerinde yer alıyor. Aşağıdaki bağlantılar sizi doğrudan klasöre götürür.

1. Doğrudan Temin ve Fatura Takibi

Okulun küçük alımlarında en çok zorlanılan konu, belgelerin sırası ve eksiksizliği. Bu başlıkta alımın başlangıcından muayene ve kabule, oradan fatura takibine kadar uygulama sırasını izleyen altı belge var:

• Doğrudan Temin Uygulama Rehberi
• Yaklaşık Maliyet Cetveli (Excel)
• Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı
• Doğrudan Temin Onay Belgesi
• Muayene ve Kabul Tutanağı
• Aylık Fatura Takip Çizelgesi (Excel)

Satın Alma ve Kabul klasörünü aç

2. Ek Ders Yıllık Takibi

Ek ders işlemlerini yıl boyunca tek dosyada izlemeniz için Ek Ders Yıllık Takip Dosyası 2026-2027 (Excel) hazırladık. Ücret hesabı için Ek Ders Robotu aracımızı da birlikte kullanabilirsiniz. Görev ve Ödeme Hesabı klasörünü aç

3. Kayıt ve Nakil İşlemleri

Eylül-Ekim yoğunluğunda kayıt, erteleme ve nakil işlemlerinde belge hazırlamak zaman alıyor. Bu başlıkta beş belge var:

• 1. Sınıf Kayıt Yaşı ve Erteleme Rehberi
• 1. Sınıf Aday Kayıt ve Yaş Hesabı Tablosu (Excel)
• Kayıt İstek ve Erteleme Dilekçeleri
• Nakil Dilekçesi ve Nakil Takip Formu
• 1. Sınıf Öğrenci Tanıma ve Kayıt Bilgi Formu

Kayıt ve Öğrenci Bilgileri klasörünü aç

4. Gezi, Etkinlik ve Spor İzin Belgeleri

Okul gezisi ve yarışma katılımı için gereken izin, sağlık beyanı ve plan belgeleri beş dosyada toplandı:

• Okul Gezileri Mevzuat ve Uygulama Rehberi
• Gezi Veli İzin, Sağlık Beyanı ve Acil Durum Formu
• Okul Dışı Öğrenme Ortamları Etkinlik Planı ve Değerlendirme Formu
• Okul Sporları ve Yarışma Katılım Veli İzni ve Sağlık Beyanı
• Satranç Lisans, Vize ve Turnuva Takip Çizelgesi (Excel)

Gezi ve Etkinlik Uygulaması klasörünü aç · Tören, Spor ve Yarışma klasörünü aç

5. Servis Araçları Denetimi

Okul servislerinin belge ve sözleşme şartlarının düzenli denetimi için iki yeni belge ekledik: Servis Araçları Denetim ve Belge Süresi Takip Çizelgesi (Excel) ve Servis Araçları Sözleşme Şartları Denetim Tutanağı. Belge sürelerini takip ederek süresi dolan evrakı önceden fark edebilirsiniz. Taşıma Hizmeti klasörünü aç

6. Maaş, Terfi ve Özlük Değişiklikleri

Maaş bilgisi değişikliği ve kademe-derece terfisi, her ay takip edilmesi gereken ama çoğu zaman not defterinde kalan işlerden. Bu başlıkta beş belge var:

• Maaş, Terfi ve Özlük Değişiklikleri İşlem Rehberi
• Aylık Maaş Bilgi Değişikliği Takip Çizelgesi (Excel)
• Kademe ve Derece Terfi Takip Çizelgesi (Excel)
• Maaş Bilgi Değişikliği Bildirimi Üst Yazısı ve Ek Listesi
• Özlük Dosyası Teslim Tutanağı

Diğer Mali Haklar klasörünü aç · Tahakkuk ve Mutabakat klasörünü aç · Özlük, Başlama ve Ayrılma klasörünü aç

7. BİLSEM Tanılama ve Yerleştirme Süreci

İlkokul 1., 2. ve 3. sınıf öğrencilerinin BİLSEM sürecinde okulun yapması gerekenler hem takvim hem belge açısından karışık görünüyor. Bu başlıkta süreci baştan sona anlatan bir rehber ve dört uygulama belgesi var:

• BİLSEM Tanılama ve Yerleştirme Süreç Rehberi (süreç, takvim, komisyon, aday kuralları, itiraz ve kayıt, sık yapılan hatalar, kontrol listesi)
• BİLSEM Aday Gösterme ve Süreç Takip Çizelgesi (Excel; sınıf düzeyine göre %20 sınırını hesaplar)
• BİLSEM Okul Yönlendirme Komisyonu Toplantı Tutanağı
• BİLSEM Giriş Belgesi ve Rapor Çıktısı Veli Teslim Listesi
• BİLSEM Veli Bilgilendirme Notu ve Muaf Tutulma Dilekçesi

Rehberlik Planı ve Yönlendirme klasörünü aç

BİLSEM Sürecinde Bilmeniz Gereken Temel Kurallar

• Kimler için: Süreç ilkokul 1., 2. ve 3. sınıf öğrencilerini kapsıyor.
• Okul yönlendirme komisyonu: Okul müdürü başkanlığında müdür yardımcıları, rehber öğretmen ve her sınıf düzeyinden en az bir sınıf öğretmeninden oluşuyor.
• Aday sayısı: Okuldan gösterilecek aday sayısı, her sınıf düzeyindeki toplam öğrenci sayısının en fazla yüzde yirmisi kadar. Özel eğitim ihtiyacı olan öğrenciler de bu yüzde yirmiye dahil sayılıyor.
• Gözlem formu: Gözlem Formu (Ek-1) resmî bir formdur; bu nedenle dosyamızda yeniden üretmedik. Bilgiler MEBBİS/e-Okul üzerinden giriliyor.
• İtiraz: Yalnızca veli, eitiraz.meb.gov.tr üzerinden itiraz edebilir.
• Muafiyet: Tam görme engeli, tam işitme engeli veya otizm spektrum bozukluğu için ESKR veya ÇÖZGER raporu olan öğrenciler, veli dilekçesiyle ve aday gösterme süresi içinde muaf tutulabiliyor.

Güncellik uyarısı: Bu bilgiler Millî Eğitim Bakanlığı Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü’nün 2025-2026 kılavuzuna dayanıyor. 19 Ekim 2026 itibarıyla 2026-2027 kılavuzunu yayımlanmış olarak bulamadık; rehberdeki takvimde 2026-2027 sütunu bu nedenle boş. Kılavuz yayımlandığında dosyayı güncelleyeceğiz. Yüzde yirmi hesabında küsuratlı sonuç çıkarsa nasıl yuvarlanacağı kılavuzda açık görünmediği için çizelge aşağı yuvarlıyor; rehberde bu durum ayrıca belirtildi. Kesin uygulama için il veya ilçe millî eğitim müdürlüğünüzün yazılarını takip ediniz.

Okul Yönetimi Dosyaları Nasıl Kullanılır?

• Dosya Merkezi’nde ilgili klasörü açın, belgeyi indirin ve okulunuza göre düzenleyin.
• Excel çizelgelerindeki Kullanım sayfası hangi alanları dolduracağınızı anlatır; hesaplamalar formüllerle otomatik çalışır.
• Formlarda “Ad Soyad” gibi yer tutucuları kendi bilgilerinizle değiştirin; öğrenci ve veli bilgisi içeren doldurulmuş belgeleri açık mesajlaşma gruplarında paylaşmayın.
• Kurul ve komisyon belgeleri için Kurul ve Komisyon Tutanakları aracımıza, rehberlik çalışmaları için Rehberlik Merkezi’ne de göz atabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Dosyalar düzenlenebilir mi?

Evet. Rehberler ve formlar Word, takip çizelgeleri Excel formatında; hepsi düzenlenebilir ve A4 yazdırmaya göre hazırlandı.

Belgelerde kişisel veri var mı?

Hayır. Hiçbir belgede gerçek kişi, okul veya kimlik bilgisi yok. Yalnızca yer tutucular ve örnek alanlar var; kendi bilgilerinizi siz ekliyorsunuz.

BİLSEM’e okuldan en fazla kaç aday gösterilebilir?

Her sınıf düzeyinde toplam öğrenci sayısının en fazla yüzde yirmisi kadar. Bu hesabı BİLSEM Aday Gösterme ve Süreç Takip Çizelgesi otomatik yapar.

BİLSEM’e itiraz kimin tarafından yapılır?

İtiraz yalnızca veli tarafından, eitiraz.meb.gov.tr üzerinden yapılır.

Not: Bu yazı bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Resmî uygulama için Bakanlık ve il/ilçe millî eğitim müdürlüğü yazılarını takip ediniz.