Anaokullarında çocuk kulübü açacaklar dikkat: Veli başvurusu yetmiyor, her ay denetim gerekiyor

Anaokulu ve anasınıflarında çocuk kulübü açılması, yalnızca veli başvurularının toplanması ve bir etkinlik programının hazırlanmasıyla tamamlanmıyor. Açılış onayı, e-Okul işlemleri, veli sözleşmesi, personel görevlendirmesi, tutulacak defterler ve aylık denetim birbirini tamamlayan bir süreç oluşturuyor. MEB yönergesine göre kulübün eğitim etkinlikleri kadar evrak düzeni ve personelin görevlerini yerine getirip getirmediği de aylık olarak denetleniyor.

Çocuk kulübü açmayı planlayan bir okulda ilk konuşulan konular genellikle bellidir: Kaç veli başvurdu? Hangi etkinlikler yapılacak? Kim görev alacak? Çalışmalar hangi saatlerde yürütülecek?

Ancak uygulamaya geçmeden önce başka soruların da cevaplanması gerekir: Açılış onayı alındı mı? Etkinlik programının onayı tamamlandı mı? Yönetim kurulu usulüne uygun oluşturuldu mu? Veli sözleşmeleri hazır mı? Çocukların devamı, günlük etkinlikler ve teslim işlemleri nasıl izlenecek? Aylık denetim belgeleri nerede saklanacak?

Başvurusu alınmış bir çocuk kulübü ile açılışı ve işleyişi usulüne uygun hazırlanmış bir çocuk kulübü aynı şey değildir. Okul müdürlüğünün teklifi ve il/ilçe millî eğitim müdürlüğünün onayı, yönergede açıkça düzenlenmiştir.

Bu haber, ağırlıklı olarak resmî anaokulları ve anasınıflarındaki ücretli Çocuk Kulübü uygulamasını ele almaktadır. Okul içindeki ücretsiz öğrenci kulübü çalışmalarıyla karıştırılmamalıdır. Özel okul öncesi kurumları bakımından ise yönergenin 20’nci maddesindeki uygulama sınırı ayrıca dikkate alınmalıdır. İncelemede MEB’in resmî mevzuat sayfasında erişilebilen, 31 Temmuz 2024 tarihli değişiklikleri içeren metin esas alınmıştır; burada yeni yayımlanmış bir düzenleme duyurulmamaktadır.

Başvuru listesi hazır diye faaliyet başlatılamaz

Yönergenin 5’inci maddesi, çocuk kulübü kurulmasını belirli koşullara bağlamaktadır. Alan taraması yapılması, çağ nüfusunun eğitim talebinin karşılanmış olması, personel ve fizikî imkânların yeterliliği, uygun eğitim ortamı ve kuruluş için en az 10 çocuğun bulunması bu koşullar arasındadır. Okul öncesi eğitim kurumlarında bir kulüpteki çocuk sayısının 20’yi geçmemesi esastır.

Dolayısıyla açılış hazırlığında yalnızca başvuru sayısına bakılması yeterli değildir. Kullanılacak mekân, personel durumu, normal eğitim ile kulüp çalışmasının zaman bakımından ayrılması ve çocukların ihtiyaçlarına uygun ortam birlikte değerlendirilmelidir.

Okulun hazırlık dosyasında, “Kulüp açılması düşünülüyor” ifadesinden daha fazlasının bulunması gerekir. Talebin hangi kayıtlarla belirlendiği, hangi alanın kullanılacağı, çalışma saatleri ve görev dağılımı somutlaştırılmalıdır. Hazırlanan evrak dosyasındaki açılış rehberi ve teklif hazırlığı, bu bilgilerin birbirinden kopmadan kaydedilmesi için kullanılabilir.

Açılış, okul müdürlüğünün teklifi ve il/ilçe millî eğitim müdürlüğünün onayıyla gerçekleştirilir. Yönergede onay yazısının 7 iş günü içerisinde karara bağlanması öngörülmektedir. Bu süre, cevap gelmediğinde kendiliğinden izin verilmiş sayılması anlamında kullanılmamalıdır; açılış onayı ve onaylanan program dosyada bulunmalıdır.

Kayıt işlemi yalnızca veli dilekçesinden oluşmuyor

Çocuk kulübü kayıtlarında çocuğun e-Okul kaydının bulunması zorunludur. Yönerge, kulübün kayıt ve diğer işlemlerinin okul müdürlüğünce e-Okul Yönetim Bilgi Sistemi üzerinden yapılmasını düzenlemektedir. Kayıtlar, eğitim öğretim yılı kayıtlarıyla birlikte başlar ve yıl boyunca devam eder.

Kayıt önceliğinde ilk sırada kulübün bulunduğu okula kayıtlı çocuklar vardır. Ardından çocuk kulübü kurulmayan okullara kayıtlı çocuklar ve diğer kurumlara kayıtlı çocuklar gelir. Başvurunun fazla olması durumunda belirlemeler veliler huzurunda kura ile yapılır. Bu nedenle yalnızca başvuru tarihini esas alan bir sıralama, yönergede belirtilen öncelik düzeninin yerine geçirilmemelidir.

Kaydı yapılan çocuğun velisiyle Çocuk Kulübü Sözleşmesi — EK-2 imzalanır. Başka okuldan yapılan ve 5’inci maddenin dördüncü fıkrası kapsamına giren okul öncesi kayıtlarında ise EK-4 Kayıt Formu ve EK-5 Acil Durumlarda Başvurulacak Kişiler Formu da doldurulur.

Okulun kullanacağı yardımcı başvuru formu, gerekli bilgilerin düzenli alınmasını kolaylaştırabilir. Ancak yardımcı form ile yönergenin resmî eki aynı belge olarak değerlendirilmemelidir. Hazırladığımız dosyanın kullanım rehberinde de bu ayrım ayrıca açıklanmıştır.

Çalışma saatleri, velinin talebine göre sınırsız biçimde belirlenemez

Okul öncesinde bir kulüp etkinlik saati kesintisiz 50 dakikadır. Olağan dönemde günlük çalışma, en az 2, en çok 6 etkinlik saati olacak şekilde düzenlenir. Etkinliklerin en geç 18.30’da sona erdirilmesi gerekir. Yarıyıl ve yaz tatilinde günlük 10 etkinlik saatine kadar faaliyet yapılabilmesine ilişkin ayrı hüküm bulunmaktadır.

Burada “etkinlik saati” ile günlük konuşmada kullanılan 60 dakikalık saat birimi karıştırılmamalıdır. Günlük akış, yönergede tanımlanan etkinlik süresi üzerinden hazırlanmalıdır.

Ayrıca bir alana ait etkinlikler, günlük iki etkinlik saatinden fazla olamaz. Programın yalnızca tek bir faaliyetle doldurulması yerine, bu sınır gözetilerek düzenlenmesi gerekir. Beslenme saati ile üç saatten fazla kulüp etkinliği yapılan okul öncesi kurumlarındaki dinlenme saatleri de öğretmen veya usta öğretici gözetiminde yürütülür.

Hafta sonu veya farklı tatil uygulamalarında ise okul öncesine yönelik açık bir izin bulunduğu varsayımıyla hareket edilmemelidir. Hazırlanan uygulama rehberinde okul öncesi bakımından bu belirsizlik ayrıca işaretlenmiş; istisnai taleplerde ilgili birimden yazılı teyit alınması gerektiği belirtilmiştir.

Yönetim kurulu, yalnızca isim yazılan bir liste değildir

Yönergenin 11’inci maddesine göre çocuk kulübü yönetim kurulu; okul müdürünün başkanlığında bir müdür yardımcısı, kulüpte görevli bir öğretmen veya koordinatör öğretmen, çocuğunu kulübe kaydettirenler arasından okul yönetimince belirlenen bir veli ile okul-aile birliği başkanı veya muhasip üyesinden oluşur. Müdür yardımcısı bulunmayan okullarda, okul müdürlüğünün uygun gördüğü bir öğretmen yönetimde görevlendirilir.

Kurulun oluşturulması, görevlerin kendiliğinden paylaşılmış olduğu anlamına gelmez. Yönerge; üyeler arasında iş bölümü yapılmasını, veli ve çocukların talepleri doğrultusunda etkinlik alanlarının belirlenmesini, programın hazırlatılıp onaylatılmasını ve uygulanmasının sağlanmasını düzenlemektedir.

Uygulamada kurul oluşturma tutanağı ile kurul kararlarının farklı amaçlara hizmet etmesi bu nedenle önemlidir. Bir belge kurulun kimlerden oluştuğunu gösterirken, diğeri hangi konuda ne karar verildiğini, kimin sorumlu olduğunu ve işlemin nasıl takip edileceğini ortaya koymalıdır.

Hazırlanan evrak dosyasında Yönetim Kurulu Oluşturma Tutanağı ve Yönetim Kurulu Karar Tutanağı bu ayrımı koruyacak şekilde ayrı belgeler olarak düzenlenmiştir.

Personel seçimi, yalnızca “bu işi yapabilir” değerlendirmesine bırakılamaz

Kulüpte görev yapacak öğretmen, usta öğretici ve gerektiğinde koordinatör öğretmen yönetim kurulunca belirlenir. Görevlendirmelerde ilgili alan mezunlarına öncelik verilir; bu kişilerin bulunamaması durumunda ilgili alanda sertifikaya sahip olanlar değerlendirilir. İhtiyaçtan fazla başvuru olduğunda seçim; diploma, sertifika, iş deneyimi ve benzeri hususlar üzerinden belgeye dayalı olarak yapılır ve dosyasında bulundurulur.

Yönergede ayrıca okul yöneticilerinin kulüp öğretmeni olarak görevlendirilemeyeceği açıkça belirtilmektedir. Müdür yardımcısının belirli koşullarda koordinatör öğretmen olarak görevlendirilebilmesine ilişkin düzenleme ise farklıdır; bu iki görev birbirine karıştırılmamalıdır.

Koordinatörlük ihtiyacı değerlendirilirken de personelin yalnızca kullandığı unvana bakılması yeterli değildir. Mezuniyet, öğretmen olarak atanma şartları ve yönergedeki istisnalar birlikte ele alınmalıdır. Örneğin okul öncesi kurumlarında görevlendirilen lisans veya ön lisans çocuk gelişimi bölümü mezunları için koordinatör öğretmen görevlendirilmemesine ilişkin hüküm bulunmaktadır.

Buna karşılık yönerge, her personel statüsü için ayrıntılı ve tek bir dış görevlendirme onay zinciri tarif etmemektedir. Bu nedenle okul içi görevlendirme taslağı, gerekli üst makam işlemlerinin yerine kullanılmamalı; personelin durumuna göre onay süreci ilgili il/ilçe biriminden doğrulanmalıdır.

Etkinlik planının bulunması kadar onaylanması da önemli

Kulüp etkinlikleri, çocukların yaş ve gelişim durumlarına uygun biçimde düzenlenmelidir. Yönerge, etkinlikler için il/ilçe millî eğitim müdürlüğünün onayını; görevli öğretmen, usta öğretici ve koordinatör tarafından hazırlanan aylık/yıllık planların ise okul müdürlüğünce onaylandıktan sonra uygulanmasını öngörmektedir.

Bu nedenle açılış onayı, etkinlik programının onayı ve okul müdürlüğünün plan onayı aynı işlemmiş gibi düşünülmemelidir. Dosyada, hangi belgenin hangi ihtiyacı karşıladığı anlaşılmalıdır. Onayların tek yazı kapsamında yürütüldüğü durumlarda da yazının hangi programı kapsadığı açık olmalıdır.

Bir uygulama önerisi olarak, plan hazırlanırken etkinlik adının yanında kullanılacak materyalin, çalışma ortamının, görevli kişinin, çocuğa yapılacak uyarlamanın ve gözlenecek sürecin de yazılması yararlı olacaktır. Böylece plan, yalnızca arşivlenecek bir belge değil, etkinlik sırasında başvurulabilecek bir çalışma aracına dönüşebilir.

Hazırlanan dosyada günlük etkinlik şablonu, günlük/haftalık akış ve aylık/yıllık plan belgeleri birbirinden ayrı düzenlenmiştir.

Devamsızlık kaydı, yalnızca yoklama işareti koymak değildir

Yönergenin 10’uncu maddesine göre kulübe devam etmeyen çocuğun durumu veliye ivedilikle bildirilir. Mazeretsiz ve kesintisiz 20 gün devam etmeyen çocukların kulüple ilişiği kesilir ve veli bilgilendirilir.

Burada özellikle iki ifade birlikte değerlendirilmelidir: mazeretsiz ve kesintisiz. Farklı zamanlarda oluşmuş devamsızlıkları toplayıp yalnızca toplam sayıya bakmak, hükmün koşullarını gözden kaçırabilir.

Uygulama dosyasında çocuğun gelmediği günün yanında, veliye ulaşılma durumu ve yapılan bildirimin sonucunun da izlenmesi önerilmektedir. Tatil veya kulübün kapalı olduğu günlerin sayımına ilişkin tereddüt varsa, işlem tesis edilmeden önce ilgili birimden teyit alınmalıdır.

Özel eğitim ihtiyacı olan çocuklar ile özel yetenekli çocuklarda ise sosyal uyum ve gelişim özelliklerine göre Bireyselleştirilmiş Eğitim Programı Geliştirme Biriminin kararıyla günlük devam sürelerinde esneklik sağlanmasına ilişkin hüküm bulunmaktadır. Veli talebi önemli olmakla birlikte, yönergede belirtilen kararın yerine geçmez.

Günlük teslim ve sağlık bilgileri için yardımcı kayıt düzeni kurulmalı

Çocuğun kulübe kimden teslim alındığı, gün sonunda kime teslim edildiği, teslim almaya yetkili kişinin değişip değişmediği ve acil durumda hangi kişilere ulaşılacağı okulun günlük işleyişinde cevaplanması gereken sorulardır.

Hazırlanan evrak dosyasında bu ihtiyaçlar için yetkili teslim kişisi beyanı, günlük teslim kayıtları, sağlık ve özel durum bilgileri, beslenme ve hijyen takibi ile olay kayıt şablonları bulunmaktadır. Bu belgeler, okulun kendi uygulamasını açık ve izlenebilir hâle getirmesine yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır.

Ancak önemli bir sınır vardır: Bu yardımcı formların tamamı, yönergede aynı adla düzenlenmiş zorunlu resmî ekler değildir. Sağlık bilgisi formu da tek başına ilaç uygulama yetkisi veya tıbbi müdahale talimatı oluşturmaz. Yönergede ayrıntılı biçimde düzenlenmeyen sağlık, ilaç, tahliye ve benzeri işlemler bakımından okulun ilgili birimlerden teyit alması gerekir.

Yönergede beş temel defter ve dosya grubu bulunuyor

Yönergenin 17’nci maddesinde çocuk kulüpleri için şu kayıtlar düzenlenmektedir:

• İl/ilçe millî eğitim müdürlüğü tasdikli Karar Defteri
• Kulüp Sınıf ve Yoklama Defteri
• Kulüp ücretleriyle ilgili Gelir ve Harcama Belgeleri Defteri ve dosyası
• Kulüp eğitim etkinlikleri program ve planlar dosyası
• Kulüp denetim dosyası.

Dolayısıyla yalnızca yıllık planların bulunduğu bir klasör, yönergede öngörülen kayıt düzeninin tamamını karşılamaz. Aynı şekilde bilgisayarda hazırlanmış bir karar tutanağı da tek başına tasdikli Karar Defteri değildir.

Yönerge, bu defter ve dosyalardan uygun olanların elektronik ortamda tutulabilmesine de imkân vermektedir. Ancak bu hüküm, tasdik ve diğer usul şartlarının kendiliğinden ortadan kalktığı şeklinde yorumlanmamalıdır.

Hazırlanan dosyadaki gelir ve harcama defteri rehberi, belge kayıt ve dosyalama düzenini açıklayan bir yardımcı kaynaktır; mali hesaplama aracı değildir. Güncel tutarlar için okul muhasebe birimine / ilgili defterdarlık muhasebe müdürlüğüne başvurulmalıdır.

Dikkat edilmesi gereken hüküm: Denetim aylık yapılıyor

Yönergenin 18’inci maddesine göre çocuk kulübünün eğitim etkinlikleri; evrak, defter ve dosyaların zamanında, doğru ve düzenli tutulup tutulmadığı; yönetici, öğretmen ve diğer personelin görevlerini yerine getirip getirmediği gibi hususlar, yönetim kurulu başkanı ile denetim yetkilisi tarafından aylık olarak denetlenir. Denetim sonucunda hazırlanan Çocuk Kulübü Denetim Formu — EK-6, kulüp denetim dosyasında saklanır.

Bu düzenleme iki farklı çalışmanın birbirine karıştırılmamasını gerektirir: Okulun kendi hazırlık ve iç kontrolünü yapması ile yönergede belirtilen yetkili denetimin gerçekleştirilmesi aynı işlem değildir.

Okulun kullandığı bir kontrol listesi, eksik planları veya tamamlanmamış imzaları tespit etmesine yardımcı olabilir. Ancak bu liste, resmî EK-6’nın veya yetkili denetimin yerine geçmez. Hazırladığımız dosyanın denetim ve kontrol bölümünde bu sınır açıkça belirtilmiştir.

Ayrıca “aylık denetim” ifadesi, her ay mutlaka aynı unvandaki kişinin denetime geleceği şeklinde aktarılmamalıdır. Denetim yetkililerinin belirlenmesine ilişkin düzenleme de yönergede bulunmaktadır; okul, kendi il/ilçe uygulamasındaki yetkili ve takvimi ilgili birimden öğrenmelidir.

Veli sözleşmesine her koşulda “iade yapılmaz” yazılamaz

Mali işlemler bakımından, yönergede bulunmayan koşulların sözleşmeye eklenmesi yerine ilgili hükmün esas alınması gerekir. Örneğin 10’uncu maddenin dördüncü fıkrası şöyledir:

“Çocuk kulübüne kayıt yaptıran, ancak hiçbir hizmet almadan kayıttan vazgeçen velilere ödedikleri aidat iade edilir.”

Güncel tutarlar için okul muhasebe birimine / ilgili defterdarlık muhasebe müdürlüğüne başvurulmalıdır.

Bu hüküm nedeniyle, hiçbir hizmet almadan vazgeçme durumunu da kapsayacak biçimde genel bir “iade yoktur” şartı yazılmamalıdır. Öte yandan bu düzenleme, bütün ayrılma ve devamsızlık durumlarının aynı sonucu doğurduğu anlamına da gelmez; somut durum ilgili hükümle birlikte değerlendirilmelidir.

Bu haber ve hazırlanan evrak dosyası; bordro, vergi, prim veya ücret hesabı sunmamaktadır. Mali işlemlere ilişkin hesaplama ve bildirim süreçleri, okulun yetkili birimlerince yürütülmelidir. Dosyanın kapsamı da bu ayrım korunarak belirlenmiştir.

Okulun elindeki eski dosya, güncel işlem sırasını karşılıyor mu?

Yeni bir kulüp hazırlığında sorulabilecek en işlevsel sorulardan biri şudur:

“Elimizde evrak var mı?” değil, “Elimizdeki evrak hangi işlemi karşılıyor ve hangi kayıt hâlâ eksik?”

Bunun için okulun mevcut klasörünü açılış, veli kayıtları, personel, planlama, günlük işleyiş ve denetim başlıkları altında gözden geçirmesi önerilebilir. Aynı belgenin farklı isimlerle çoğaltılması yerine, her belgenin kullanım amacı belirlenmelidir.

Örneğin kurul oluşturma tutanağı ile karar sayfası; başvuru formu ile veli sözleşmesi; günlük devam çizelgesi ile aylık faaliyet raporu aynı ihtiyacı karşılamaz. Hazırlanan evrak dosyasının dizini, bu belgelerin hangi aşamada kullanılacağını ayrı ayrı göstermektedir.

Kullanımdan önce okul adı, eğitim öğretim yılı, görevli kişiler, gerçek çalışma saatleri, iletişim bilgileri ve onay referansları doldurulmalıdır. Bir şablonun hazır olması, okulun kendi bilgilerini ve resmî işlemlerini tamamlama ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

Açılıştan dönem sonuna: 28 Word belgesiyle Çocuk Kulübü Evrak Dosyası

Bu süreçleri birbirinden kopuk belgelerle yürütmek yerine, aynı çalışma içinde takip etmek isteyen okul yöneticileri ve okul öncesi öğretmenleri için Öğretmenler Odası Network Anaokulu Çocuk Kulübü Evrak Dosyası hazırlandı.

Çalışma, 28 düzenlenebilir Word belgesinden oluşuyor. Yalnızca anaokulu ve anasınıflarındaki ücretli Çocuk Kulübü uygulaması esas alındı. İçerik, açılış hazırlığından dönem sonu değerlendirmesine kadar farklı iş aşamalarına göre düzenlendi.

Açılış ve yönetim için: Kullanım rehberi, açılış ve işleyiş rehberi, yönetim kurulu oluşturma tutanağı, karar tutanağı, açılış teklifi ve onay dosyası hazırlığı bulunuyor.

Veli ve çocuk kayıtları için: Başvuru formu, bilgilendirme ve sözleşme belgesi, sağlık ve özel durum bilgileri, yetkili teslim kişisi beyanı, devam çizelgeleri, devamsızlık ve ayrılma belgeleri yer alıyor.

Personel ve eğitim çalışmaları için: Görevlendirme taslakları, görev tanımları, personel seçim tutanağı, etkinlik planı, günlük/haftalık akış, aylık/yıllık plan ile zümre ve veli toplantısı belgeleri sunuluyor.

Günlük işleyiş ve değerlendirme için: Beslenme ve hijyen takibi, güvenlik ve olay kayıtları, aylık faaliyet raporu, denetim ve kontrol listesi, devir teslim ve dönem sonu değerlendirme belgeleri bulunuyor. Başvuru önceliği ve kura ile bireysel destek ve devam uyarlaması için de ayrı çalışmalar hazırlanmış durumda.

Belgeler, okulun kendi bilgilerini ekleyebileceği düzenlenebilir metin ve tablolarla hazırlanmıştır. Kullanım açıklamaları, işlem sırası ve teyit edilmesi gereken noktalar rehberlere eklenmiştir.

Önemli ayrım: Bu çalışma, MEB’in resmî yayını veya satın alınması zorunlu bir belge değildir. Yardımcı uygulama şablonları; resmî onayların, yönerge eklerinin ve tasdikli kayıtların yerine geçmez. Dosyada hangi belgenin yardımcı şablon olduğu ve hangi resmî kaydın ayrıca temin edilmesi gerektiği açıklanmıştır. Bordro, SGK bildirgesi, vergi veya ücret hesaplama aracı bulunmamaktadır.

Haberi okuyun, uygulama belgelerine Network üyeliğiyle ulaşın

Mevzuatı öğrenmek ilk adım. Okulda kullanılacak belgeleri düzenli bir çalışma dosyasında bir araya getirmek ise sonraki adım.

Çocuk Kulübü Evrak Dosyası, bu ikinci aşama için hazırlandı: Başlangıçta hangi işlemin yapılacağını görmek, ilgili belgeyi açmak, okul bilgilerine göre düzenlemek ve süreci takip etmek.

Henüz site hesabınız yoksa, Öğretmenler Odası Network üzerinden Standart hesabınızı oluşturabilir, ardından ücretli Network üyeliğine geçebilirsiniz. Standart üyeyseniz, mevcut hesabınızı yükselterek Network üyelerine özel dosya arşivinden yararlanabilirsiniz. Sitedeki arşiv erişimi, Network Üyesi yetkisi bulunan hesaplara açıktır.

Network üyeliği yalnızca bu çalışmanın tanıtımıyla sınırlı bir alan değildir. Öğretmen ve idareci dosyaları, kapsamlı çalışmalar, mevzuat rehberleri ve mesleki paylaşım grupları da platformda yer almaktadır.

Network’e katıl — hesabını oluştur

Network dosya arşivine git

Öğretmenler Odası Network — Bilgiyi okuyun, ihtiyacınız olan belgeyle uygulamaya geçin.