Ders Dağıtımı Oluşturucu: Okulun Haftalık Ders Programı Çakışmasız ve Otomatik Hazır

Eylülün ilk haftalarında müdür yardımcılarının masasındaki en uzun iş çoğu zaman ders dağıtımıdır: hangi öğretmen hangi sınıfa, hangi gün, kaçıncı saatte girecek? Bir öğretmenin başka okulda görevli olduğu günler, laboratuvarın aynı saatte iki sınıfa verilmemesi, iki saatlik derslerin öğle arasına bölünmemesi derken çizelge defalarca baştan yazılır. Öğretmenler Odası Network’ün Ders Dağıtımı Oluşturucu aracı bu işi bir ders dağıtım programı gibi sizin yerinize yapar: bilgileri bir kez girersiniz, okulunuzun haftalık ders programı öğretmen, sınıf ve derslik çakışması olmadan birkaç saniyede hazırlanır.

Ders Dağıtımı Oluşturucu’yu buradan açabilirsiniz. Araç sol menüde ve Araçlar sayfasında, Yönetici Araçları arasında da yer alıyor. Programı bilgisayarınıza bir şey kurmadan, doğrudan sitede hazırlarsınız.

Ders dağıtım programı dört adımda nasıl hazırlanır?

1. Okul planını açın: Okulun adını, kademesini, öğretim yılını, haftanın hangi günleri ders yapıldığını, günlük ders saati sayısını ve öğle arasının kaçıncı saatten sonra olduğunu yazın.
2. Listeleri girin: Dersleri (haftalık saati ve art arda kaç saat işleneceğiyle), sınıfları, öğretmenleri ve varsa laboratuvar, spor salonu gibi ortak derslikleri ekleyin. İsterseniz hepsini Excel’den tek seferde aktarın.
3. Dağılımı belirleyin: “Sınıf Ders Atama” sekmesinde her sınıfın hangi dersi haftada kaç saat göreceğini, “Öğretmen Ders Atama” sekmesinde o derse hangi öğretmenin gireceğini seçin.
4. Programı oluşturun: “Programı Oluştur” düğmesine basın. Program sınıf ya da öğretmen görünümünde ekrana gelir; bir hücreye tıklayıp elle düzeltebilir, “Değişiklikleri Kaydet” ile kaydedebilirsiniz.

Program hazırlanırken hangi kurallar gözetilir?

• Çakışma olmaz: Bir öğretmen aynı saatte iki sınıfa, bir sınıf aynı saatte iki derse yazılmaz.
• Kapalı saatler: Öğretmenin uygun olmadığı saatleri (örneğin başka okulda görevlendirildiği gün) ve sınıfın ders yapamayacağı saatleri tablodan işaretlersiniz; program bu saatlere ders koymaz.
• Günlük ve haftalık sınır: Öğretmen için günlük ve haftalık en fazla ders saati belirleyebilirsiniz. “Günde tek blok” işaretli bir öğretmen bir günde yalnız bir ders bloğuna yazılır.
• Blok dersler: İki ya da üç saat art arda işlenmesi gereken dersler bir arada yerleşir ve öğle arasının iki yanına bölünmez.
• Aynı dersin gün içinde tekrarı: Bir sınıfın aynı dersi gün içinde gereğinden fazla tekrarlanmaz; ders haftaya yayılır.
• Ortak derslikler: Laboratuvar, spor salonu gibi bir yere aynı saatte kapasitesinden fazla sınıf yerleştirilmez. Kapasite, o yerde aynı anda kaç sınıfın ders yapabileceğidir.

Araç resmî haftalık ders çizelgesindeki saatleri kendiliğinden yazmaz; her dersin haftalık saatini okulunuzun çizelgesine göre siz girersiniz. Böylece yanlış ya da eski bir çizelgeden kaynaklanan hata programa taşınmaz.

Her saati dolu programda da eksiksiz

Haftada 35 saatin tamamının dolu olduğu okullarda program hazırlamak en zor durumdur; son birkaç dersin yeri çoğu zaman kalmaz. Ders Dağıtımı Oluşturucu yer kalmayan bir dersi bıraktırmak yerine diğer dersleri kaydırarak ona yer açar. Ardından hiçbir kuralı bozmadan dersleri yer değiştirerek öğretmenlerin iki ders arasındaki boş saatlerini azaltır ve sınıfların gün ortasında boş saati kalmamasını sağlar. Sonuç ekranında boş saatlerin önce ve sonra kaç olduğu yazar; beğenmezseniz programı yeniden oluşturabilirsiniz, her denemede farklı bir yerleşim aranır.

Girdiğiniz kurallar birbiriyle çelişiyorsa (örneğin “günde tek blok” işaretli bir öğretmene haftada çok fazla ders verildiyse) hiçbir program eksiksiz çıkamaz. Bu durumda araç yerleşemeyen her dersin altında “neden yerleşmedi?” sorusunu sade dille yanıtlar: öğretmenin uygun saati mi yetmiyor, derslik mi dolu, iki saatlik bloklar gün düzenine mi sığmıyor? Neyi değiştirmeniz gerektiğini de söyler.

Listeleri tek tek yazmayın: Excel’den aktarın

“Excel’den Aktar” sekmesinde ders listesi, sınıf listesi, öğretmen listesi ya da doğrudan ders dağılımı (sınıf – ders – haftalık saat – öğretmen – derslik) aktarılır. Her tür için boş şablon indirebilirsiniz. Dosyayı (.xlsx ya da .csv) seçebilir veya Excel’deki satırları kopyalayıp kutuya yapıştırabilirsiniz. Kaydetmeden önce hangi satırın ekleneceği, hangisinin zaten kayıtlı olduğu ve hangisinde hata bulunduğu tek tek gösterilir. Ders dağılımı aktarılırken listede olmayan sınıf, ders ve öğretmenler istenirse kendiliğinden oluşturulur; tek dosyayla bütün okulu girebilirsiniz.

Yazdırmaya hazır çıktılar

• Sınıf programları: Her sınıfın programı A4 yatay sayfayı dolduracak büyüklükte basılır. Sayfada okulun adı, öğretim yılı, öğle arası, derslik adları, haftalık toplam ders saati ve “Hazırlayan – Müdür Yardımcısı”, “Uygundur – Okul Müdürü” imza alanları yer alır.
• Öğretmen programları: Öğretmenin hangi saatte hangi sınıfta olduğu, “Tebliğ Eden – Okul Müdürü” ve “Tebellüğ Eden – Öğretmen” imza alanlarıyla hazırlanır.
• Excel çıktısı: Bütün sınıf ve öğretmen programları, her biri ayrı sayfada ve yazdırma ayarları yapılmış olarak tek Excel dosyasına aktarılır.

Yeni öğretim yılında baştan başlamayın

Planlarım listesindeki “Kopyala” düğmesi planı dersleri, sınıfları, öğretmenleri ve programıyla birlikte yeni bir plan olarak açar; asıl plan değişmez. Yeni yılda yalnız değişen öğretmenleri ve saatleri güncellemeniz yeterlidir. Artık kullanmadığınız bir planı “Sil” düğmesiyle kaldırabilirsiniz.

Üyelikle nasıl kullanılır?

Üye olmayan ziyaretçiler aracın nasıl çalıştığını örnek bir programla görebilir. Ücretsiz Standart hesapla kendi okulunuzun planını kurup programı oluşturabilir, sınıf ve öğretmen programlarını tek tek yazdırabilirsiniz. Birden fazla okul planı, bütün programları tek tıkla yazdırma ve Excel çıktısı Network üyelerine açık; üyelik sayfasından bilgi alabilirsiniz.

Her üye yalnızca kendi planlarını görür. Başka bir üye sizin okul planınızı açamaz ve değiştiremez.

Sık sorulan sorular

Program kaç saniyede hazırlanır?

Küçük ve orta büyüklükteki okullarda birkaç saniye sürer. Boş saatleri azaltma aşaması açıkken hazırlık 10–15 saniyeye çıkar; bu sırada ekranda hangi aşamada olunduğu yazar.

Başka okulda da görevli öğretmen için ne yapmalıyım?

Öğretmenler sekmesinde o öğretmenin satırındaki “Belirle” düğmesiyle gün-saat tablosunu açın ve öğretmenin sizin okulunuzda olmadığı saatleri işaretleyin. Program bu saatlere ders koymaz.

Program e-Okul’a kendiliğinden aktarılır mı?

Hayır. Ders Dağıtımı Oluşturucu programı sitede, yazdırılabilir sayfa ve Excel dosyası olarak hazırlar. Programın e-Okul’a girişini okulunuz her zamanki gibi yapar.

Hazırlanan programı elle değiştirebilir miyim?

Evet. Programdaki bir hücreye tıklayıp o saate girecek dersi ya da sınıfı seçersiniz. Öğretmen başka sınıfta görünüyorsa ya da derslik doluysa araç sizi uyarır. Değişiklikleri “Değişiklikleri Kaydet” düğmesiyle kaydetmeyi unutmayın.

Hangi kademelerde kullanılır?

Okul öncesinden liseye bütün kademelerde kullanılabilir. Günlük ders saati sayısı, haftanın günleri ve öğle arası okulunuza göre ayarlanır.