Okul-Aile Birliği Bağış, Gelir ve Harcama FULL Paketi: Mevzuat Rehberi ve 30 Düzenlenebilir Evrak

Okul-aile birliklerinde genel kurul dönemi yaşanıyor; yeni yönetim kurulları göreve başlıyor. Bağışın nasıl kabul edileceği, harcamanın hangi belgelerle yapılacağı, denetime hangi dosyayla girileceği her yıl okul yönetimlerinin en çok sorduğu konular arasında. Öğretmenler Odası Network’ün Okul-Aile Birliği Bağış, Gelir ve Harcama FULL Paketi, bu işlemler için bir mevzuat ve uygulama rehberi ile 30 düzenlenebilir evrakı bir arada sunuyor.

Paketi buradan açabilirsiniz. Paket, Dosya Merkezi’nde Paket ve Setler bölümünde yer alıyor.

Kimler için?

Okul müdürü, müdür yardımcısı, okul-aile birliği başkanı, muhasip üye ve denetleme kurulu üyeleri için hazırlandı.

Ana rehberde neler var?

“FULL Uygulama Dosyası” adlı ana rehber, Okul-Aile Birliği Yönetmeliği başta olmak üzere ilgili mevzuatı uygulamaya dönük olarak anlatıyor. Başlıca bölümler:

• Bağışta “ne yapılabilir, ne yapılamaz?” tablosu ve kayıt dönemi riskleri
• Bağışın kabulü, makbuz ve banka akışı; şartlı ve ayni bağış
• Defter, makbuz, TEFBİS ve arşiv düzeni
• Talepten teslim almaya harcama zinciri ve satın alma komisyonu
• Aylık kapanış kontrolleri, yönetim kurulu ve denetleme kurulunun görevleri, okul müdürünün sorumlulukları
• Kritik risk haritası, öz denetim listeleri ve şikâyet ya da ihbar geldiğinde ilk 24 saatte yapılacaklar

Rehberde kuralların yanında dayandığı madde numaraları da yazılı. Örneğin kayıt döneminde bağış toplanamaması, gelirlerin birlik adına açılan banka hesabında toplanması, harcamaların yönetim kurulu kararı ve okul yönetiminin yazılı talebine dayanması, paranın başkan ve muhasip üyenin ortak imzasıyla çekilmesi ve kayıtların TEFBİS’e işlenmesi gibi hükümler madde madde anlatılıyor.

30 düzenlenebilir evrak

• Bağış evrakları: Bağışta gönüllülük veli bilgilendirme metni, gönüllü bağış kayıt formu, ayni bağış teslim tutanağı, şartlı bağış kayıt ve bakiye takip formları, kayıt dönemi risk kontrol tutanağı.
• Gelir ve banka: Makbuz koçanı teslim ve seri takip çizelgesi, banka hesabı ve imza yetkisi kontrol formu, elden alınan bağışın bankaya yatırılma takibi, aylık gelir-gider ve banka durum raporu.
• Harcama ve satın alma: Okul yönetimi ihtiyaç ve harcama talep yazısı, yönetim kurulu harcama kararı örneği, satın alma komisyonu fiyat karşılaştırma tutanağı, mal ve hizmet teslim kabul tutanağı, harcama evrakı kontrol formu, taşınır kayıt ve teslim bilgi formu.
• TEFBİS ve mali kontrol: TEFBİS banka ve defter mutabakat formu, okul müdürüne aylık bilgilendirme yazısı, yıl sonu mali kapanış kontrolü, genel kurul öncesi mali kontrol formu.
• Denetim: İç denetim kontrol listesi, denetleme kurulu ara inceleme raporu, denetim öncesi belge hazırlık listesi, belge saklama ve arşiv çizelgesi.
• Yönetici risk ve kriz evrakları: Usulsüzlük için yazılı uyarı örneği, il/ilçe millî eğitim müdürlüğüne bildirim ve denetim talebi, olay kayıt formu, belge koruma ve ilk tespit formu.
• Devir teslim ve yıl sonu: Yönetim kurulu devir teslim tutanağı, birlik dosya ve klasör standardı.

Evrakların hepsi Word; bilgisayarda doldurulabilir ya da çıktısı alınıp elle doldurulabilir. Her formda amaç kutusu, dayanak satırı ve role göre imza alanları var.

Bilmeniz gerekenler

Pakette genel kurul çağrı ve divan evrakı, karar defteri ve makbuz şablonu bulunmuyor; kantin kiralama ve ihale işlemleri de kapsam dışında. Rehber bilgilendirme amaçlıdır: tereddütlü mali işlemlerde, inceleme ve soruşturma süreçlerinde güncel mevzuat ve il/ilçe millî eğitim müdürlüğünün yazılı görüşü esas alınır.

Üyelikle nasıl kullanılır?

Paketler Network üyelerine açıktır. Network üyeliğiniz yoksa üyelik sayfasından bilgi alabilirsiniz. Instagram’da @ogretmenler.odasi_ hesabına abone iseniz abone kodunuzla da açabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Kayıt sırasında velilerden bağış istenebilir mi?

Hayır. Okul-Aile Birliği Yönetmeliği kayıt döneminde bağış toplanmasını yasaklıyor; bağış gönüllüdür. Paketteki veli bilgilendirme metni bu kuralları velilere açıkça anlatıyor.

Harcama yapmak için hangi belgeler gerekir?

Rehberdeki harcama zinciri okul yönetiminin yazılı talebinden yönetim kurulu kararına, fiyat karşılaştırmasından teslim kabulüne kadar adımları ve her adımın evrakını gösteriyor. Harcama evrakı kontrol formu dosyanın eksiksiz olup olmadığını kontrol etmenizi sağlıyor.

Yeni yönetim kurulu göreve başlarken ne yapmalı?

Devir teslim tutanağıyla önceki yönetimden defterler, makbuz koçanları, banka bilgileri ve belgeler teslim alınır; genel kurul öncesi ve yıl sonu mali kontrol formları eksiklerin görülmesine yardım eder.