Genel kurul yalnızca veli seçimi değil: Çağrı süresi, toplantı yeter sayısı, yönetim kurulu, öğretmenler kurulunun yapacağı ayrı seçim, devir-teslim, banka ve TEFBİS işlemleri okul yönetimini bekliyor

2026-2027 eğitim öğretim yılının başlamasının ardından okul yönetimlerinin dönem başındaki yoğun iş takvimine şimdi bir başka önemli süreç daha ekleniyor: Okul-Aile Birliği olağan genel kurulları.

Ancak genel kurul denildiğinde çoğu zaman yalnızca velilerin okula davet edildiği, birkaç kişinin yönetim kuruluna seçildiği ve toplantının tamamlandığı düşünülüyor. Oysa Millî Eğitim Bakanlığı Okul-Aile Birliği Yönetmeliği incelendiğinde süreç bunun çok ötesinde.

Çağrının ne zaman ve nasıl yapılacağından toplantı yeter sayısına, yönetim kurulunun seçiminden denetleme kurulundaki öğretmen üyelerin belirlenmesine; genel kurul sonrasında yapılacak görev dağılımından banka, defter, makbuz ve TEFBİS kontrollerine kadar birbirini takip eden bir dizi işlem bulunuyor.

Üstelik bunlardan biri özellikle dikkat çekiyor:

Denetleme kurulundaki öğretmen üyeleri genel kurulda seçilmiyor.

Yönetmeliğe göre denetleme kuruluna 2 asıl ve 2 yedek öğretmen, öğretmenler kurulunca ayrıca seçiliyor. Genel kurul ise denetleme kuruluna yalnızca veli veya uygun kurumlarda 18 yaşını doldurmuş kursiyerler arasından 1 asıl ve 1 yedek üye seçiyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bu ayrım, okul yönetimlerinin hazırlayacağı tutanaklardan seçim listelerine kadar bütün genel kurul dosyasını doğrudan etkiliyor.

---

Genel kurul için son tarih ne zaman?

Okul-Aile Birliği Yönetmeliğinin 9. maddesine göre olağan genel kurul, mevcut birlik yönetim kurulunun davetiyle her yıl en geç ekim ayının sonuna kadar okulda toplanıyor.

Yeni açılan okullarda ise farklı bir süre var. Bu okullarda genel kurul, okul müdürünün davetiyle okulun açıldığı tarihten itibaren en geç iki ay içinde gerçekleştiriliyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bu nedenle eylül sonu ve ekim ayı, okul yöneticileri açısından yalnızca toplantı tarihi belirleme dönemi değil; genel kurul öncesindeki zorunlu hazırlıkların da yapılması gereken dönem.

Çünkü toplantı tarihini belirlemek tek başına yeterli değil.

Yönetmelik, toplantının yeri, zamanı ve gündeminin en az 15 gün önceden üyelere elden yazılı olarak bildirilmesini istiyor. Aynı bilgilerin okulun ilan panosunda ve okulun internet sayfasında da duyurulması gerekiyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Dolayısıyla örneğin genel kurulunu 20 Ekim’de yapmayı planlayan bir okulun, çağrı sürecini toplantıya birkaç gün kala başlatması mevzuattaki 15 günlük süre bakımından sorun oluşturabilir.

Buradaki kritik nokta şu:

“Velilere WhatsApp grubundan yazdık” tek başına Yönetmelikteki çağrı usulünün karşılığı değil.

Mevzuatta elden yazılı bildirim ile okul ilan panosu ve internet sayfasındaki duyuru ayrı ayrı düzenlenmiş durumda. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

---

İlk toplantıda 64 kişi ayrıntısı nereden geliyor?

Genel kurullarda en çok karıştırılan konulardan biri de toplantı yeter sayısı.

Yönetmelik, ilk genel kurul toplantısında yeter sayıyı yönetim ve denetleme kurullarının asıl ve yedek toplam üye sayısına bağlıyor.

Mevcut kurul yapısında yönetim kurulu 5 asıl + 5 yedek, denetleme kurulu ise toplam 3 asıl + 3 yedek üyeden oluşuyor. Böylece asıl ve yedek toplamı 16 kişiye ulaşıyor. Yönetmelik ilk toplantıdaki yeter sayının bunun dört katından az olamayacağını, öğrenci mevcudu 100’ün altında bulunan okullarda ise iki katının esas alınacağını belirtiyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bunun pratik karşılığı:

100 ve üzeri öğrencisi bulunan okul: 16 × 4 = 64 kişi

100’ün altında öğrencisi bulunan okul: 16 × 2 = 32 kişi

İlk toplantıda bu yeter sayı sağlanamazsa süreç tamamen bitmiyor. Yönetmeliğe göre genel kurul en geç 30 gün içinde yeniden toplanabiliyor ve ikinci toplantıda çoğunluk aranmıyor; kararlar toplantıya katılanların çoğunluğuyla alınıyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bu nedenle okulun hazırladığı toplantı tutanağında sadece “genel kurul yapıldı” ifadesi yerine hangi toplantının yapıldığı, öğrenci mevcudu, gerekli yeter sayı ve fiilî katılımcı sayısının izlenebilir olması okul yönetiminin işini önemli ölçüde kolaylaştırıyor.

---

Toplantıyı artık birlik başkanı değil okul müdürü açıyor

2023 yılında yapılan Yönetmelik değişikliğiyle genel kurulun açılışına ilişkin hüküm de değiştirildi.

Güncel metne göre genel kurul toplantısının açılışı okul müdürü tarafından yapılıyor.

Daha sonra veliler veya yaygın eğitim kurumlarında 18 yaşını doldurmuş kursiyerler arasından açık oyla bir divan başkanı ve bir kâtip seçiliyor.

Toplantıya katılacak üyelerin ise toplantı katılım cetvelini imzalaması gerekiyor. Toplantı sonunda tutanak ve belgeler yeni seçilen yönetim kuruluna teslim ediliyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bu nedenle önceki yıllardan kalan eski Word şablonlarının hiçbir kontrol yapılmadan kullanılması riskli.

Özellikle eski bir tutanakta hâlâ “toplantı birlik başkanı tarafından açıldı” ifadesi bulunuyorsa güncel Yönetmelik metniyle uyumlu olmayabilir.

---

Yönetim kuruluna kimler seçiliyor?

Genel kurulun en önemli görevlerinden biri yeni yönetim kurulunu belirlemek.

Yönetmeliğe göre yönetim kurulu; veliler, uygun kurumlarda 18 yaşını doldurmuş kursiyerler ve istemeleri hâlinde okul yaptırarak Bakanlığa bağışta bulunan hayırseverler arasından seçilen 5 asıl ve 5 yedek üyeden oluşuyor.

Seçim açık oylamayla gerçekleştiriliyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Burada da sık yapılan bir başka karışıklık ortaya çıkıyor.

Genel kurul günü seçilen kişiler için hemen:

“Başkan”
“Başkan yardımcısı”
“Muhasip”
“Sekreter”

şeklinde görev dağılımı yapmak gerekmiyor.

Çünkü yönetim kurulu, seçimden sonraki ilk hafta içinde okulda ayrıca toplanıyor ve kendi üyeleri arasından bir başkan, bir başkan yardımcısı, bir muhasip ve bir sekreter seçerek görev bölümü yapıyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Yani iki ayrı işlem var:

Genel kurul: Yönetim kurulunun 5 asıl + 5 yedek üyesini belirler.

Yeni yönetim kurulunun ilk toplantısı: Başkan, başkan yardımcısı, muhasip ve sekreter görevlerini belirler.

Bu ayrım tutanaklarda da korunmalı.

---

Asıl kritik nokta: Denetleme kurulundaki öğretmenleri genel kurul seçmiyor

Yeni dönem genel kurul dosyalarında en fazla dikkat edilmesi gereken konu burası.

Denetleme kurulu toplam 3 asıl ve 3 yedek üyeden meydana geliyor.

Ancak bu üyelerin tamamı aynı yerde seçilmiyor.

Genel kurulun görevi; denetleme kuruluna veliler veya uygun kurumlarda 18 yaşını doldurmuş kursiyerler arasından 1 asıl ve 1 yedek üye seçmek.

Kalan öğretmen üyeler ise öğretmenler kurulunca belirleniyor.

Buna göre öğretmenler kurulunun ayrıca:

2 asıl öğretmen + 2 yedek öğretmen

seçmesi gerekiyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bu nedenle okulda yalnızca “Okul-Aile Birliği Genel Kurul Seçim Tutanağı” hazırlanması yeterli değil.

Öğretmenler kurulu için ayrıca Okul-Aile Birliği Denetleme Kurulu Öğretmen Üyeleri Seçim Tutanağı bulunması çok daha sağlıklı bir dosyalama oluşturuyor.

Yönetmelik, okulda yeterli sayıda öğretmen bulunmaması hâlini de düzenliyor. Böyle bir durumda il/ilçe millî eğitim müdürünün onayıyla diğer okullardaki öğretmenlerden görevlendirme yapılabiliyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

---

Denetleme kurulunun görevi yalnızca “isim yazmak” değil

Denetleme kuruluna öğretmen seçilmesi bazen formalite gibi görülebiliyor.

Oysa kurulun görevleri oldukça somut.

Yönetmelik gereği denetleme kurulu yönetim kurulunun faaliyetlerini yılda en az iki defa inceliyor. Ara raporlarını yönetim kuruluna, faaliyet dönemine ilişkin nihai raporunu ise genel kurula sunuyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bu nedenle denetleme kuruluna seçilen öğretmenlerin yıl boyunca banka hareketleri, gelir-gider kayıtları, harcamalar ve diğer birlik işlemleri açısından önemli bir sorumluluğu bulunuyor.

Kurulun yalnızca genel kurul günü isimleri yazılıp dosyanın kapatılması doğru bir yaklaşım değil.

---

Genel kurul yalnızca seçimden ibaret değil

Genel kurulda önceki dönemin yönetim ve denetleme kurulu faaliyet raporları da görüşülüyor.

Yönetmelik, önceki döneme ilişkin hesapların ibra edilmemesi ihtimalini dahi ayrıca düzenliyor.

Eğer hesaplar ibra edilmezse toplantı burada sona ermiyor. Diğer gündem maddelerinin görüşülmesine devam ediliyor. İbra edilmeyen muhasebe evrakları divan tarafından tutanak altına alınıyor, yeni yönetim ve denetleme kuruluna teslim ediliyor ve durum yeni yönetim kurulu ile okul yönetimi tarafından il/ilçe millî eğitim müdürlüğüne resmî yazıyla bildiriliyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Genel kurul ayrıca okul ve öğrencilerin ihtiyaçları dikkate alınarak yönetim kurulunca hazırlanan tahmini bütçeyi görüşüyor ve eğitim-öğretimde kalite ile başarının artırılmasına yönelik önerileri değerlendirebiliyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Dolayısıyla genel kurul dosyasının yalnızca seçim listelerinden oluşması eksik kalıyor.

---

Genel kurul bitti; okul yönetiminin işi bitiyor mu?

Hayır.

Asıl kritik idari zincirin bir bölümü toplantıdan sonra başlıyor.

Yeni yönetim kurulunun ilk hafta içinde görev dağılımını yapması gerekiyor. Denetleme kurulunun asıl üyeleri de genel kuruldan sonraki ilk hafta içinde toplanarak kendi aralarından başkan seçiyor ve görev bölümü gerçekleştiriyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ardından önceki dönemden yeni döneme geçerken şu kayıtların fiilen kontrol edilmesi büyük önem taşıyor:

• genel kurul tutanak dosyası,
• yönetim kurulu karar defteri,
• gelen-giden evrak defteri,
• gelir-gider kayıtları,
• makbuz koçanları,
• banka hesabı ve bakiye,
• devam eden borç/alacak veya satın alma işlemleri,
• TEFBİS kayıtları,
• açık veya eksik belgeler.

Yönetmelik, genel kurul tutanak dosyasını, yönetim kurulu karar defterini, gelen-giden evrak defterini, gelir-gider defterini ve harcama belgelerini tutulması gereken temel kayıtlar arasında sayıyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ayrıca okul idaresinin okul-aile birliğinin gelir-gider kayıtları ve diğer mali işlemlerini Bakanlığın merkezî bilgi sistemine TEFBİS üzerinden kaydetmesi gerekiyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

---

Bankadaki parayı okul müdürü tek başına kullanabilir mi?

Hayır.

Okul müdürünün okul-aile birliği üzerindeki gözetim ve mevzuata uygunluğu sağlama sorumluluğu ile birlik hesabındaki para üzerindeki imza yetkisi birbirinden farklı.

Yönetmeliğin 18. maddesine göre birlik gelirlerinin harcanması yönetim kurulu kararına dayanıyor. Okul için gerekli ihtiyaç ve harcamalarda okul yönetiminden yazılı talep alınması gerekiyor.

Birlik banka hesabındaki para ise birlik başkanı ve muhasip üyenin müşterek imzasıyla çekiliyor. Başkan bulunmadığında başkan yardımcısı yetkili olabiliyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bu nedenle genel kuruldan sonraki görev değişikliğinde banka yetkililerinin güncellenmesi, devir-teslim işlemlerinin belgeyle yapılması ve kişisel şifrelerin bir kişiden diğerine verilmemesi güvenli uygulama açısından önem taşıyor.

---

Bağış konusunda okul yönetimlerinin dikkat etmesi gereken kırmızı çizgi

Okul-Aile Birliği denildiğinde en çok tartışılan konulardan biri de bağışlar.

Yönetmelik bu konuda oldukça açık:

Veliler hiçbir surette bağış yapmaya zorlanamaz ve okul kayıt döneminde okul-aile birliği tarafından bağış ve yardım toplanamaz. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Nakdî bağışların öncelikle birlik adına açılmış banka hesabına yatırılması gerekiyor. Bankaya yatırılması mümkün olmayan ve belge karşılığında elden alınan bağışların ise en geç beş iş günü içerisinde birlik hesabına yatırılması öngörülüyor. Şartlı bağışlar da amacı dışında kullanılamıyor. Kemaliye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bunun anlamı şu:

Okul-Aile Birliği Genel Kurulu yalnızca “yeni yönetimi seçtik, toplantıyı kapattık” şeklinde düşünülmemeli.

Genel kurul aynı zamanda yeni mali ve idari dönemin başlangıcı.

---

MEB Teftiş Kurulu da okul-aile birliklerini ayrı bir denetim alanı olarak ele alıyor

Okul-Aile Birliği işlemlerinin önemi yalnızca Yönetmelikteki hükümlerden kaynaklanmıyor.

MEB Teftiş Kurulu Başkanlığının güncel denetim rehberleri içerisinde okul-aile birliklerinin iş ve işlemleri de denetim konusu olarak ele alınıyor. Teftiş Kurulunun denetim rehberleri sayfası 12 Mayıs 2026 tarihinde güncellenmiş durumda. MEB Teftiş Kurulu

Bu nedenle okul yöneticisi açısından en güvenli yaklaşım, işlemi yaptıktan aylar sonra belge aramak değil; işlem gerçekleşirken belge zincirini oluşturmak.

Çağrı yapıldıysa çağrı belgesi,

seçim yapıldıysa seçim tutanağı,

harcama yapıldıysa yönetim kurulu kararı ve yazılı ihtiyaç talebi,

para hareketi olduysa banka ve kayıt karşılığı,

denetim yapıldıysa denetleme raporu bulunmalı.

---

Okul yöneticisinin şimdi ne yapması gerekiyor?

Genel kurulunu henüz yapmamış bir okul açısından ilk kontrol, toplantı tarihinden değil çağrı tarihinden başlamalı.

Yönetici önce genel kurulun en geç 31 Ekim’e kadar yapılmasını sağlayacak bir toplantı tarihi belirlemeli; ardından 15 günlük bildirim süresini geriye doğru hesaplamalı.

Daha sonra öğretmenler kurulunca seçilecek 2 asıl + 2 yedek öğretmen denetleme kurulu üyesi için ayrı karar/tutanak hazırlığı yapılmalı.

Toplantı günü için katılım cetveli, yeter sayı hesabı, divan seçimi, yönetim kurulu seçim listeleri, denetleme kurulunun veli üyesi seçim belgesi ve genel kurul tutanağı hazır tutulmalı.

Genel kuruldan sonraki ilk hafta ise yeni yönetim ve denetleme kurullarının görev dağılımı, devir-teslim, banka yetkilendirmeleri ve TEFBİS–defter–banka karşılaştırması tamamlanmalı.

Bu zincirin herhangi bir halkasının eksik kalması, aylar sonra yapılacak denetimde “Bu işlem hangi belgeye dayanıyor?” sorusunu gündeme getirebilir.

---

Öğretmenler Odası Network’ten yeni çalışma: 2026-2027 Okul-Aile Birliği FULL Uygulama Paketi

Öğretmenler Odası Network olarak genel kurul döneminin başlamasıyla mevcut Okul-Aile Birliği çalışmamızı baştan sona yeniden ele aldık.

Daha önce ağırlıklı olarak bağış, gelir, harcama ve mali işlemlere odaklanan dosyamız; yeni sürümde genel kuruldan yıl sonu devrine kadar okul-aile birliğinin bütün iş akışını kapsayan bir uygulama paketine dönüştürüldü.

Yeni 2026-2027 Okul-Aile Birliği FULL Uygulama Paketi içerisinde genel kurul işlemleri ayrı bir çalışma modülü hâline getirildi.

Pakette artık genel kurul uygulama rehberinden çağrı ve gündem belgelerine, toplantı katılım cetvelinden seçim sonuçlarına; öğretmenler kurulunun yapacağı 2 asıl + 2 yedek öğretmen seçimi için özel tutanaktan yönetim ve denetleme kurulunun ilk hafta görev dağılımına kadar doğrudan kullanılabilecek belgeler bulunuyor.

Bunun yanında mevcut paketteki bağış evrakları, gelir ve banka işlemleri, harcama ve satın alma evrakları, TEFBİS ve mali kontrol, denetim belgeleri, yönetici risk ve kriz evrakları ile devir-teslim/yıl sonu işlemleri korunarak tek bir sistem altında birleştirildi.

---

Bir yenilik daha: Genel kurul için Akıllı Takip Sistemi

Yeni paketin en önemli parçalarından biri de Okul-Aile Birliği Akıllı Genel Kurul Takip Sistemi oldu.

Sisteme okulun öğrenci mevcudu ve genel kurul tarihi girildiğinde süreç tek ekrandan takip edilebiliyor.

Toplantı tarihine göre 15 günlük çağrı süresi,

ilk toplantıdaki gerekli yeter sayı,

toplantının 31 Ekim sınırı içinde olup olmadığı,

tamamlanan ve bekleyen işlemler,

eksik genel kurul evrakları,

yönetim ve denetleme kurulu seçimleri,

genel kurul sonrası ilk hafta işlemleri

ayrı bölümlerde izlenebiliyor.

Özellikle öğrenci mevcuduna göre 64/32 kişilik ilk toplantı yeter sayısının otomatik kontrol edilmesi ve ikinci toplantı seçildiğinde sistemin “çoğunluk aranmaz” uyarısı vermesi, okul yöneticisinin mevzuat maddelerini her işlemde yeniden hesaplamak zorunda kalmasını önlemeyi amaçlıyor.

---

Amaç daha fazla evrak üretmek değil, doğru evrakı doğru zamanda kullanmak

Hazırladığımız paketin temel yaklaşımı “okulda daha fazla belge bulunsun” değil.

Tam tersine:

gereksiz ve mükerrer belgeleri azaltmak, zorunlu veya işlevsel kayıtları doğru aşamada kullanmak.

Çünkü gerçek hayatta okul yöneticisinin ihtiyacı onlarca sayfalık mevzuatı toplantı sabahı yeniden okumak değil.

“Bugün ne yapmalıyım?”

“Hangi tutanağı hazırlamalıyım?”

“Bu kişiyi genel kurul mu, öğretmenler kurulu mu seçiyor?”

“Kaç kişi gelirse toplantı yapılabilir?”

“Toplantı bittikten sonra neyi teslim almalıyım?”

“Banka ve TEFBİS kontrolünü ne zaman yapmalıyım?”

sorularına hızlı ve güvenilir cevap verebilmek.

Yeni Okul-Aile Birliği FULL Uygulama Paketini de tam olarak bu ihtiyaca göre güncelledik.

---

Öğretmenler Odası Network notu

Okul-Aile Birliği işlemlerinde aynı şablonun yıllarca değiştirilmeden kullanılması ciddi hatalara yol açabiliyor.

Özellikle 1 Aralık 2023’te yürürlüğe giren Yönetmelik değişiklikleri, genel kurulun açılışı, kurul yapıları ve çeşitli mali/idari işlemler bakımından önceki metinlerdeki bazı uygulamaları değiştirdi. MEB de bu değişikliklerin uygulanmasına ilişkin 2024/35 sayılı Genelgeyi yayımladı. Mevzuat

Bu nedenle geçmiş yıllardan kalma internet dokümanlarını doğrudan kullanmak yerine, belgenin güncel Yönetmelikle karşılaştırılması gerekiyor.

Öğretmenler Odası Network’teki 2026-2027 Okul-Aile Birliği FULL Uygulama Paketi, 24 Eylül 2026 itibarıyla erişilebilen MEB mevzuatı ve resmî denetim kaynakları esas alınarak güncellendi.

Yeni bir resmî yazı veya mevzuat değişikliği yayımlanması hâlinde Network arşivindeki çalışmalar da güncellenmeye devam edecek.

Network üyeleri; güncel uygulama rehberine, hazır Word belgelerine, genel kurul seçim tutanaklarına, mali kontrol belgelerine ve Akıllı Genel Kurul Takip Sistemine dosya arşivimizden ulaşabilir.